Die vier Stufen einer einzigen Aufgabe
Jeder verfolgt auf seine eigene einzigartige Weise To-Do´s, welche über den Tag erledigt werden wollen. Ein 4-Stufen-Plan hilft bei der Priorisierung und bei der effizienten Gestaltung.
Inspiration hat dabei David Allen geliefert, welcher einer der Pioniere auf dem Feld der effizienten Arbeitsweise ist. Demnach durchläuft jede Aufgabe einen vier stufigen Entscheidungsbaum.
1. Machen, einfach machen!
Die erste Frage ist, ob die Aufgabe innerhalb von 2 Minuten erledigt werden kann. Falls “Ja”, dann sollte diese Aufgabe sofort erledigt werden. Allerdings sollte sich auch ein entsprechender Zeit-Blocker finden, um genau solche Aufgaben in diesem Zeit-Raum abzuarbeiten. Ad-hoc Aufgaben aus dem nichts sollten erfasst werden, dennoch nicht die aktuelle eigentliche Aufgabe unterbrechen.
2. Machen, später halt!
Benötigt eine Aufgabe mehr als zwei Minuten, sollte diese ein einem separaten Zeit-Fenster später abgearbeitet werden — mehr gibt es zu dieser Station auch nicht zu schreiben.
3. Machen, andere(r) halt!
Ist eine Aufgabe besser für eine andere Person geeignet, sollte diese Aufgabe auch von der jeweiligen Person erledigt werden. Nicht weil Mann oder Frau keine Lust auf diese Aufgabe hat, sondern der Tatsache geschuldet, dass mehr als zwei Minuten benötigt würden, während hingegen die andere Person ggf. weniger als 2 Minuten beansprucht. Natürlich kann auch der Fall eintreten, dass man die Aufgabe gar nicht erst selbst oder alleine bewältigen kann. Dadurch schlägt man zwei Fliegen mit einer Klappe:
- Man hat mehr Zeit für seine Aufgaben und
- der Aufgabensteller erhält schneller eine Lösung.
4. Machen, nicht machen!
Ist eine Aufgaben unnütz, da diese absehbar ist, das es später gar keine Verwendung dafür gibt oder das es gegebenenfalls zu teuer ist, sollte man sich nicht damit beschäftigen diese Idee zu retten, sondern man sollte sich von dieser lösen und sich wichtigeren Themen widmen. Dafür muss man lediglich loslassen können und auch einmal Nein sagen.
Dieses System läasst sich auch hervorraned in bereits bestehende Aufgabenverwaltung integrieren, Z.B. in Trello.
